1. Einleitung

Informationssicherheit betrifft nicht nur große Unternehmen. Auch kleine und mittlere Unternehmen müssen ihre Informationen, IT-Systeme und Geschäftsprozesse vor Risiken wie unbefugtem Zugriff, Datenverlust oder Manipulation schützen.

Dabei reicht es nicht aus, einzelne Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen. Informationssicherheit muss systematisch organisiert, dokumentiert und regelmäßig überprüft werden. Ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) schafft dafür einen strukturierten Rahmen.

ISMS-Software kann Unternehmen dabei unterstützen, Risiken zu bewerten, Sicherheitsmaßnahmen zu dokumentieren und Verantwortlichkeiten sowie Aufgaben im Blick zu behalten. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt jedoch von den individuellen Anforderungen, den bestehenden Prozessen und den Zielen des Unternehmens ab.

Worauf sollten KMU bei der Auswahl achten? Welche Funktionen sind wichtig, und wann ist eine umfangreiche Plattform überhaupt erforderlich? Dieser Leitfaden zeigt, welche Kriterien Sie vor einer Entscheidung prüfen sollten.

2. Was ist ISMS-Software – und wofür wird sie eingesetzt?

Ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) umfasst die Regeln, Prozesse und Verantwortlichkeiten, mit denen ein Unternehmen seine Informationssicherheit systematisch steuert und kontinuierlich verbessert. Dazu gehören unter anderem die Bewertung von Risiken, die Planung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen und die Dokumentation ihrer Umsetzung.

Die internationale Norm ISO/IEC 27001 legt Anforderungen an ein solches Managementsystem fest. Sie bietet Unternehmen einen Rahmen, um Informationssicherheit risikobasiert zu organisieren und regelmäßig weiterzuentwickeln.

ISMS-Software unterstützt Unternehmen dabei, diese Aufgaben strukturiert umzusetzen. Je nach Lösung lassen sich beispielsweise Risiken erfassen, Maßnahmen zuordnen, Sicherheitsrichtlinien verwalten und Nachweise für interne oder externe Prüfungen dokumentieren.

Die konkrete Funktionalität unterscheidet sich jedoch von Anbieter zu Anbieter. Während manche Lösungen vor allem bei der Umsetzung eines bestimmten Standards unterstützen, bilden andere umfangreichere Prozesse des Informationssicherheitsmanagements ab.

Wichtig ist daher die Unterscheidung: Die Software ist ein unterstützendes Werkzeug. Sie ersetzt weder die Verantwortung der Unternehmensleitung noch die organisatorischen Entscheidungen und Maßnahmen, die für ein wirksames ISMS erforderlich sind.

3. Welche Funktionen sollte eine ISMS-Software bieten?

Der Funktionsumfang einer ISMS-Software kann je nach Anbieter und Einsatzbereich erheblich variieren. Für KMU ist deshalb nicht entscheidend, möglichst viele Funktionen zu erhalten. Vielmehr sollte die Lösung die Aufgaben unterstützen, die für das eigene Informationssicherheitsmanagement tatsächlich relevant sind.

Bevor Sie einzelne Lösungen vergleichen, sollten Sie zunächst prüfen, ob eine spezialisierte ISMS-Software für Ihr Unternehmen überhaupt erforderlich ist. Das hängt unter anderem von der Komplexität Ihrer Prozesse, der Zahl der beteiligten Personen, dem Umfang der zu verwaltenden Dokumentation und Ihren Zielen ab.

Bei überschaubaren Anforderungen können vorhandene Werkzeuge zunächst ausreichen. Wenn jedoch zahlreiche Risiken, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Nachweise koordiniert werden müssen, kann eine spezialisierte Lösung die strukturierte Verwaltung und Nachverfolgung erleichtern.

Wenn Sie eine ISMS-Software in Betracht ziehen, sollten Sie insbesondere die folgenden Funktionen prüfen.

Risikomanagement

Ein zentraler Bestandteil eines ISMS ist die systematische Erfassung und Bewertung von Informationssicherheitsrisiken. Eine geeignete Software sollte dabei helfen, Risiken zu dokumentieren, zu bewerten und geeignete Maßnahmen abzuleiten.

Prüfen Sie, ob sich Risiken nach Ihren eigenen Kriterien bewerten lassen und ob Änderungen sowie der aktuelle Bearbeitungsstand nachvollziehbar bleiben.

Maßnahmen- und Aufgabenmanagement

Aus identifizierten Risiken und Sicherheitsanforderungen ergeben sich konkrete Maßnahmen und Aufgaben. Die Software sollte es ermöglichen, diese zu dokumentieren, verantwortlichen Personen zuzuweisen und ihren Umsetzungsstand nachzuverfolgen.

Hilfreich sind Funktionen zur Verwaltung von Fristen, zur Erinnerung an anstehende Aufgaben und zur Dokumentation abgeschlossener Maßnahmen. Gerade in KMU, in denen Mitarbeitende häufig mehrere Aufgabenbereiche übernehmen, kann eine übersichtliche Verwaltung die Zusammenarbeit erleichtern.

Dokumenten- und Richtlinienmanagement

Informationssicherheitsrichtlinien, Verfahrensanweisungen und weitere Nachweise müssen strukturiert verwaltet und bei Bedarf aktualisiert werden können.

Achten Sie darauf, ob die Software eine nachvollziehbare Versionsverwaltung, geregelte Zugriffsrechte und eine zentrale Ablage relevanter Dokumente unterstützt.

Audits und Nachweisführung

Interne Audits und andere Überprüfungen dienen dazu, den Umsetzungsstand des ISMS zu beurteilen und Verbesserungsbedarf zu erkennen. Je nach Bedarf sollte die Software die Planung von Audits, die Dokumentation von Feststellungen und die Nachverfolgung daraus abgeleiteter Maßnahmen unterstützen.

Auch die strukturierte Bereitstellung relevanter Nachweise kann hilfreich sein, beispielsweise im Rahmen einer ISO-27001-Zertifizierung oder bei internen Prüfungen.

Berichte und Auswertungen

Berichte und Übersichten helfen dabei, den Status des Informationssicherheitsmanagements einzuschätzen. Dazu können beispielsweise offene Maßnahmen, dokumentierte Risiken, überfällige Aufgaben oder der Bearbeitungsstand von Audits gehören.

Prüfen Sie, ob sich die benötigten Informationen verständlich darstellen und für interne Berichte oder Managemententscheidungen verwenden lassen.

Rollen- und Berechtigungsmanagement

Nicht alle Mitarbeitenden benötigen Zugriff auf sämtliche Informationen. Eine ISMS-Software sollte deshalb eine rollenbasierte Vergabe von Berechtigungen ermöglichen, damit vertrauliche Inhalte nur für autorisierte Personen zugänglich sind.

Klären Sie außerdem, ob sich die Berechtigungen an die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens anpassen lassen.

Wichtig: Auch bei einer spezialisierten ISMS-Software müssen nicht alle Funktionen von Anfang an genutzt werden. Wählen Sie den Funktionsumfang so, dass er Ihre aktuell relevanten Prozesse abdeckt und sich bei veränderten Anforderungen erweitern lässt.

4. ISMS-Software auswählen: 7 wichtige Kriterien

Welche ISMS-Software zu einem Unternehmen passt, hängt nicht allein vom Funktionsumfang ab. Auch die bestehenden Prozesse, die technischen Voraussetzungen und der Aufwand für die Einführung spielen eine wichtige Rolle.

Die folgenden sieben Kriterien helfen Ihnen, verschiedene Lösungen strukturiert zu bewerten und ihre Eignung für Ihr Unternehmen einzuschätzen.

1. Passender Funktionsumfang und individuelle Anforderungen

Die Software sollte zu den Anforderungen und Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens passen. Entscheidend ist nicht die Anzahl der angebotenen Funktionen, sondern ob die Lösung Ihre priorisierten Aufgaben zuverlässig unterstützt.

Prüfen Sie deshalb, welche Ihrer Muss-, Soll- und optionalen Anforderungen die jeweilige Lösung erfüllt und ob sich der Funktionsumfang bei Bedarf erweitern lässt.

2. Unterstützung relevanter Standards und Anforderungen

Wenn Ihr Unternehmen ein ISMS nach ISO/IEC 27001 aufbauen oder weiterentwickeln möchte, sollte die Software die dafür relevanten Anforderungen und Prozesse unterstützen.

Prüfen Sie anhand konkreter Anwendungsfälle, welche Anforderungen die Lösung abdeckt und welche Arbeitsschritte weiterhin manuell erfolgen müssen. Die Unterstützung eines Standards bedeutet nicht automatisch, dass Ihr Unternehmen dessen Anforderungen vollständig erfüllt oder eine Zertifizierung erhält.

3. Benutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit

Eine Software kann noch so viele Funktionen bieten – wenn sie im Arbeitsalltag schwer zu bedienen ist, kann ihre Nutzung zusätzlichen Aufwand verursachen.

Achten Sie auf eine verständliche Benutzeroberfläche, nachvollziehbare Arbeitsabläufe und eine übersichtliche Darstellung relevanter Informationen. Besonders für KMU ist es sinnvoll, den Aufwand für die Einarbeitung und die laufende Nutzung realistisch einzuschätzen.

Nutzen Sie nach Möglichkeit eine Demo oder Testversion und beziehen Sie die späteren Anwender in die Bewertung ein.

4. Rollen, Berechtigungen und Zusammenarbeit

Prüfen Sie, ob sich Zugriffsrechte an Ihre Organisationsstruktur anpassen lassen und ob die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Personen angemessen unterstützt wird.

Klären Sie außerdem, ob relevante Aktivitäten nachvollziehbar dokumentiert werden und externe Beteiligte, beispielsweise Berater oder Auditoren, bei Bedarf eingebunden werden können.

5. Technische Integration und IT-Sicherheit

Die technische Einbindung sollte zu Ihrer bestehenden IT-Umgebung passen. Prüfen Sie, ob Schnittstellen zu bereits eingesetzten Systemen benötigt werden und ob diese von der Lösung unterstützt werden.

Auch die Sicherheit der Software selbst ist ein wichtiges Auswahlkriterium. Informieren Sie sich unter anderem über das Hosting, die Verschlüsselung, die Zugriffskontrolle, die Datensicherung und die Wiederherstellung von Daten.

Bei cloudbasierten Lösungen sollten Sie zusätzlich klären, wo die Daten verarbeitet und gespeichert werden, welche Unterauftragnehmer eingesetzt werden und welche vertraglichen Regelungen gelten.

6. Einführung, Support und laufender Betrieb

Neben dem Funktionsumfang sollten Sie den Aufwand für die Einführung berücksichtigen. Je nach Lösung müssen bestehende Dokumente übertragen, Prozesse eingerichtet, Verantwortlichkeiten definiert und Mitarbeitende geschult werden.

Klären Sie, welche Unterstützung der Anbieter während der Einführung bietet und welche Leistungen im Preis enthalten sind. Relevant sind außerdem die Verfügbarkeit des Supports, die angebotenen Servicezeiten und die Unterstützung bei technischen oder fachlichen Fragen.

7. Kosten und Skalierbarkeit

Vergleichen Sie nicht nur die Lizenz- oder Abonnementkosten. Berücksichtigen Sie auch mögliche Zusatzkosten für Einrichtung, Schulungen, Support, zusätzliche Nutzer oder weitere Module.

Prüfen Sie, wie sich die Kosten entwickeln, wenn Ihr Unternehmen wächst oder zusätzliche Anforderungen hinzukommen. Ein modularer Aufbau kann sinnvoll sein, wenn zunächst nur ein begrenzter Funktionsumfang benötigt wird und die Lösung später erweitert werden soll.

Entscheidend ist, dass die Gesamtkosten zum erwarteten Nutzen und zu den verfügbaren Ressourcen Ihres Unternehmens passen.

Tipp: Erstellen Sie vor der Auswahl eine Liste Ihrer Muss-, Soll- und optionalen Kriterien. So können Sie Anbieter anhand derselben Anforderungen vergleichen und vermeiden, dass einzelne Funktionen oder ein niedriger Einstiegspreis die Entscheidung allein bestimmen.

5. Welche Rolle spielt ISO 27001 bei der Auswahl?

Für viele KMU ist ISO/IEC 27001 ein wichtiger Bezugspunkt bei der Einführung eines Informationssicherheitsmanagementsystems. Die internationale Norm definiert Anforderungen an ein ISMS und unterstützt Unternehmen dabei, Informationssicherheit systematisch zu organisieren und kontinuierlich zu verbessern. ISO/IEC 27001 – Informationssicherheitsmanagement

Wenn Ihr Unternehmen eine Zertifizierung anstrebt, sollte die ausgewählte ISMS-Software die Umsetzung der für Sie relevanten Anforderungen unterstützen. Prüfen Sie deshalb nicht nur, ob der Anbieter mit ISO 27001 wirbt, sondern welche Funktionen die Lösung tatsächlich bereitstellt.

Was sollten Sie konkret prüfen?

Entscheidend ist, welche konkreten Anforderungen die Software in Ihrem Anwendungsfall unterstützt. Lassen Sie sich vom Anbieter anhand konkreter Anwendungsfälle zeigen, wie relevante Prozesse abgebildet werden und welche Nachweise erstellt oder verwaltet werden können.

Klären Sie außerdem, welche Arbeitsschritte weiterhin außerhalb der Software erfolgen müssen und welche Anforderungen Ihr Unternehmen eigenständig umsetzen muss. So können Sie besser beurteilen, ob die Lösung zu den Anforderungen und Abläufen Ihres Unternehmens passt.

Bedeutet ISO-27001-Unterstützung automatisch Zertifizierungsfähigkeit?

Nein. Eine Software kann die Einführung und Pflege eines ISMS unterstützen, sie gewährleistet jedoch nicht automatisch die Konformität des gesamten Managementsystems mit ISO/IEC 27001.

Für eine Zertifizierung müssen die Anforderungen der Norm im festgelegten Geltungsbereich erfüllt und im Rahmen eines Zertifizierungsverfahrens überprüft werden. Die Verantwortung für die Umsetzung bleibt beim Unternehmen. BSI – ISO/IEC 27001

Fazit: Wenn ISO/IEC 27001 für Ihr Unternehmen relevant ist, wählen Sie die Software nicht allein anhand eines entsprechenden Werbeversprechens aus. Prüfen Sie, ob sie Ihre konkreten Prozesse unterstützt, die erforderliche Dokumentation ermöglicht und zu Ihrem geplanten ISMS passt.

6. Praxisbeispiel: Wie ein KMU den passenden Funktionsumfang bestimmt

Ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitenden möchte seine Informationssicherheit systematischer organisieren. Bisher werden Sicherheitsrichtlinien, Risikobewertungen und Maßnahmen in verschiedenen Dokumenten und Tabellen verwaltet. Zuständigkeiten sind teilweise unklar, und der Umsetzungsstand einzelner Maßnahmen lässt sich nur mit zusätzlichem Aufwand nachvollziehen.

Das Unternehmen möchte diese Prozesse zentral strukturieren und eine Grundlage für den möglichen Aufbau eines ISMS nach ISO/IEC 27001 schaffen.

Der konkrete Bedarf

Vor der Suche nach einer geeigneten Software legt das Unternehmen fest, welche Anforderungen zunächst erfüllt werden müssen und welche Funktionen später hinzukommen könnten.

Auf dieser Grundlage kann das Unternehmen gezielt prüfen, welche Lösungen die Muss-Kriterien erfüllen und welche zusätzlichen Funktionen einen konkreten Mehrwert bieten.

Dabei sollte es auch den Einführungsaufwand, die laufenden Kosten und die Möglichkeit einer späteren Erweiterung berücksichtigen.

Das Ergebnis: Das Unternehmen verfügt über ein erstes Anforderungsprofil. Dieses bildet die Grundlage, um geeignete ISMS-Softwarelösungen anhand einheitlicher Kriterien zu vergleichen.

7. Checkliste: Was sollten KMU vor der Entscheidung prüfen?

Bevor Sie sich für eine ISMS-Software entscheiden, sollten Sie die folgenden Punkte überprüfen:

• Anforderungen definiert: Sind die wichtigsten Anforderungen sowie Muss-, Soll- und optionale Kriterien festgelegt?

• Funktionsumfang geprüft: Deckt die Lösung die benötigten Prozesse ab, insbesondere im Risiko- und Maßnahmenmanagement?

• Standards berücksichtigt: Unterstützt die Software die für Ihr Unternehmen relevanten Anforderungen, beispielsweise im Zusammenhang mit ISO/IEC 27001?

• Technische Voraussetzungen geklärt: Passen Hosting, Schnittstellen, Berechtigungen und Sicherheitsfunktionen zu Ihrer IT-Umgebung?

• Kosten kalkuliert: Sind neben den Lizenzkosten auch Aufwendungen für Einführung, Schulung, Support und mögliche Zusatzmodule berücksichtigt?

• Praxistest durchgeführt: Wurde die Software anhand konkreter Anwendungsfälle getestet und von den späteren Anwendern bewertet?

• Entscheidung dokumentiert: Sind die Bewertung der Lösungen, offene Fragen und wesentliche Einschränkungen nachvollziehbar festgehalten?

Eine strukturierte Prüfung hilft Ihnen, die Auswahl an Ihren tatsächlichen Anforderungen auszurichten und die Entscheidung gegenüber den relevanten Beteiligten nachvollziehbar zu begründen.

8. Nächster Schritt: Bestimmen Sie Ihren Compliance-Bedarf

Sie möchten herausfinden, welche Compliance-Bereiche für Ihr Unternehmen relevant sein könnten?

Der kostenlose Regelblick-Orientierungs-Check hilft Ihnen, Ihre Anforderungen strukturiert zu erfassen und eine erste Orientierung zu gewinnen.

Bestimmen Sie Ihren Compliance-Bedarf.

Kostenlos · Keine Registrierung erforderlich