Compliance-Software für KMU: Welche Lösung brauchen Sie wirklich?

1. Compliance-Software gesucht – aber welches Problem soll sie lösen?

Wer nach Compliance-Software sucht, steht häufig vor einer grundlegenden Frage: Welche Lösung passt zu den Anforderungen des eigenen Unternehmens?

Die Antwort hängt davon ab, welche Aufgaben und Prozesse unterstützt werden sollen. Dazu können beispielsweise die zentrale Verwaltung von Compliance-Dokumentation, die Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen oder die Organisation einzelner Compliance-Prozesse gehören.

Bevor Sie nach Software suchen: 5 Fragen für Ihr Unternehmen

Beantworten Sie zunächst die folgenden Fragen. Sie helfen Ihnen, den konkreten Anwendungsfall zu bestimmen und eine erste Grundlage für Ihr Anforderungsprofil zu schaffen.

1. Welches konkrete Problem soll die Software lösen?

Geht es beispielsweise um eine unübersichtliche Dokumentation, manuelle Aufgaben und Fristen oder die bessere Organisation eines bestimmten Compliance-Prozesses?

2. Welcher Compliance-Bereich steht im Mittelpunkt?

Betrifft Ihr Bedarf beispielsweise den Datenschutz, die Informationssicherheit, den Hinweisgeberschutz oder mehrere Compliance-Bereiche gleichzeitig?

3. Welcher Prozess soll verbessert oder digitalisiert werden?

Überlegen Sie, welche Arbeitsschritte heute stattfinden, wo Schwierigkeiten auftreten und welche Abläufe künftig unterstützt werden sollen.

4. Wer wird die Software nutzen?

Klären Sie, welche Personen oder Abteilungen mit der Lösung arbeiten sollen und welche Aufgaben, Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten sie benötigen.

5. Welche Systeme und Prozesse bestehen bereits?

Prüfen Sie, ob bereits Software, Dokumentationen oder festgelegte Abläufe vorhanden sind, an die eine neue Lösung anknüpfen sollte.

Das Ergebnis: Ihre Antworten bilden eine erste Grundlage für Ihr Anforderungsprofil. Damit können Sie im nächsten Schritt eingrenzen, welche Compliance-Bereiche und welche Art von Software für Ihr Unternehmen infrage kommen.

2. Welche Compliance-Bereiche sind für Ihr Unternehmen relevant?

Welche Compliance-Themen für ein Unternehmen relevant sind, hängt unter anderem von seiner Tätigkeit, seiner Organisation und den jeweils anwendbaren Anforderungen ab.

Für die Auswahl einer Software ist zunächst entscheidend, welche Aufgaben und Prozesse im Unternehmen unterstützt werden sollen. Die folgenden Bereiche bieten eine erste Orientierung. Sie stellen weder eine vollständige Übersicht aller möglichen Compliance-Themen dar noch bedeuten sie automatisch, dass dafür eine bestimmte Software erforderlich ist.

Datenschutz und DSGVO

Möchten Sie datenschutzbezogene Dokumentationen zentral verwalten, Aufgaben und Fristen nachverfolgen oder Anfragen betroffener Personen organisieren? Dann kann eine Datenschutzsoftware infrage kommen. Entscheidend ist, welche konkreten Aufgaben unterstützt werden sollen und welche Anforderungen sich daraus für die Lösung ergeben.

Informationssicherheit und ISMS

Stehen Informationssicherheit, Risikobewertungen, Sicherheitsmaßnahmen oder deren Dokumentation im Mittelpunkt, können Lösungen für Informationssicherheit oder zur Unterstützung eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) infrage kommen. Dabei sollte geklärt werden, welche Prozesse bereits bestehen und welche Aufgaben künftig systematisch unterstützt werden sollen.

Hinweisgeberschutz

Unternehmen, die interne Meldestellen oder Meldeprozesse organisieren müssen, können Softwarelösungen für den Hinweisgeberschutz in Betracht ziehen. Hier kommt es insbesondere darauf an, welche Anforderungen an den Meldeprozess bestehen und welche Funktionen die Lösung dafür bereitstellen soll.

KI-Governance

Wenn ein Unternehmen KI-Systeme einsetzt oder deren Einsatz vorbereitet, können Fragen der KI-Governance relevant werden. Dazu gehören beispielsweise die Organisation von Zuständigkeiten, die Dokumentation und das Management von Risiken.

Welche Anforderungen tatsächlich gelten und welche Software-Unterstützung sinnvoll ist, hängt vom konkreten Einsatz und den Umständen des Unternehmens ab.

Übergreifendes Compliance- und Risikomanagement

Manche Unternehmen möchten nicht nur einen einzelnen Compliance-Bereich bearbeiten, sondern mehrere Themen und Prozesse gemeinsam organisieren. In solchen Fällen können übergreifende Compliance- oder Governance-, Risk- und Compliance-Lösungen (GRC) relevant sein. Ob eine integrierte Plattform erforderlich ist, sollte jedoch anhand der tatsächlichen Anforderungen geprüft werden.

Wichtig: Die Zuordnung zu einem Compliance-Bereich bedeutet noch nicht automatisch, dass eine bestimmte Software oder ein bestimmtes Modul erforderlich ist. Zunächst geht es darum, die relevanten Aufgaben und Prozesse zu identifizieren. Erst danach lässt sich beurteilen, welche Art von Lösung dafür infrage kommt.

Sie sind sich noch nicht sicher, welcher Bereich im Mittelpunkt steht? Beginnen Sie mit dem konkreten Problem, das Sie lösen möchten. Im nächsten Schritt geht es darum, welcher Software-Ansatz zu Ihrem Bedarf passen könnte.

3. Welche Art von Compliance-Software kommt infrage?

Je nach Bedarf kommen unterschiedliche Software-Ansätze infrage. Sie unterscheiden sich vor allem darin, welche Aufgaben sie abdecken und wie verschiedene Prozesse miteinander verbunden sind.

Vier mögliche Software-Ansätze

Spezialsoftware für einen konkreten Anwendungsbereich

Spezialisierte Lösungen konzentrieren sich auf einen bestimmten Bereich oder eine klar abgegrenzte Aufgabe, etwa Datenschutz oder Hinweisgeberschutz. Sie kommen infrage, wenn ein konkreter Bedarf gezielt abgedeckt werden soll.

Mehrere spezialisierte Lösungen

Für unterschiedliche Compliance-Aufgaben können mehrere spezialisierte Anwendungen kombiniert werden. Dabei sollte berücksichtigt werden, wie gut sie zusammenarbeiten und ob Daten oder Informationen mehrfach gepflegt werden müssen.

Integrierte Compliance- oder GRC-Plattform

GRC steht für Governance, Risk und Compliance. Eine solche Plattform kann verschiedene Compliance- und Risikomanagement-Prozesse in einer gemeinsamen Umgebung bündeln. Entscheidend ist, ob ihr Umfang und ihre Komplexität zum tatsächlichen Bedarf passen.

Branchenlösungen mit Compliance-Modulen

Bereits eingesetzte Branchen- oder Unternehmenssoftware kann Compliance-Funktionen enthalten. Prüfen Sie deshalb zunächst, ob vorhandene Funktionen oder zusätzliche Module Ihren Bedarf abdecken.

Entscheidungslogik von Regelblick: Welcher Software-Ansatz könnte passen?

Die folgende Übersicht bietet eine erste Orientierung. Sie ersetzt nicht die Prüfung der konkreten Funktionen einzelner Lösungen.

Wichtig: Die Ansätze können sich überschneiden. Welche Lösung infrage kommt, hängt von den konkreten Anforderungen, der bestehenden IT-Umgebung und den verfügbaren Funktionen ab.

4. Welche Funktionen braucht Ihr Unternehmen wirklich?

Halten Sie Ihre Anforderungen fest, bevor Sie konkrete Lösungen vergleichen. Die folgende Tabelle hilft Ihnen, die wichtigsten Kriterien zu strukturieren und Ihren Bedarf zu dokumentieren.

Ihre Anforderungen auf einen Blick

Anforderungen priorisieren

Nicht jede Funktion ist gleich wichtig. Ordnen Sie Ihre Anforderungen deshalb drei Kategorien zu:

·       Muss: Ohne diese Funktion kommt die Lösung nicht infrage.

·       Soll: Die Funktion wäre hilfreich, ist aber keine Voraussetzung.

·       Optional: Die Funktion ist ein zusätzlicher Vorteil.

Tipp: Formulieren Sie Ihre Muss-Anforderungen möglichst konkret. Statt lediglich „einfache Bedienung“ könnten Sie beispielsweise festhalten, welche Aufgaben Mitarbeitende selbstständig erledigen können sollen.So entsteht ein Anforderungsprofil, mit dem Sie geeignete Lösungen gezielt vergleichen können.

Praxisbeispiel: Wie ein KMU seinen Softwarebedarf eingrenzen kann

Vereinfachtes, fiktives Szenario – keine reale Kundengeschichte.

Ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitenden möchte seine Datenschutzdokumentation besser organisieren. Informationen liegen in verschiedenen Dateien und Tabellen; Aufgaben und Fristen werden manuell nachverfolgt.

Der konkrete Bedarf:

·       Datenschutzbezogene Dokumente zentral verwalten

·       Aufgaben und Fristen nachvollziehbar nachverfolgen

·       Zuständigkeiten klar zuordnen.

Beispielhafte Priorisierung der Anforderungen

Die Einstufung ist beispielhaft und hängt von den internen Abläufen und Anforderungen des Unternehmens ab. Je nach Bedarf kann auch die Zuordnung von Zuständigkeiten ein Muss-Kriterium sein.

Das Ergebnis: Das Unternehmen verfügt über ein erstes Anforderungsprofil, das als Grundlage für den Vergleich geeigneter Softwarelösungen dient.

5. Wie grenzen Sie die Auswahl sinnvoll ein?

Mit Ihrem Anforderungsprofil können Sie die Auswahl auf Lösungen eingrenzen, die zu Ihrem Unternehmen passen. Prüfen Sie vor der Entscheidung die folgenden Punkte:

·       Muss-Kriterien erfüllt: Deckt die Lösung alle unverzichtbaren Anforderungen ab?

·       Leistungsumfang geklärt: Sind die benötigten Funktionen im angebotenen Paket enthalten?

·       Kosten geprüft: Welche zusätzlichen Kosten entstehen für Module, Nutzer, Einführung oder Dienstleistungen?

·       Technische Voraussetzungen geklärt: Sind die erforderlichen Schnittstellen und die Datenübernahme möglich?

·       Praxistest durchgeführt: Lassen sich die relevanten Abläufe anhand eines konkreten Anwendungsfalls demonstrieren?

·       Entscheidung dokumentiert: Sind erfüllte Kriterien, Einschränkungen und offene Fragen festgehalten?

Vergleichen Sie die verbleibenden Lösungen anhand derselben Kriterien. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Funktionen, sondern ob die Software Ihren tatsächlichen Bedarf abdeckt.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung bei der Auswahl von Compliance-Software. Er stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt nicht die Prüfung der für Ihr Unternehmen geltenden rechtlichen Anforderungen.

6. Nächster Schritt: Bestimmen Sie Ihren Compliance-Bedarf

Sie möchten herausfinden, welche Compliance-Bereiche für Ihr Unternehmen relevant sein könnten?

Der kostenlose Regelblick-Orientierungs-Check hilft Ihnen, Ihre Anforderungen strukturiert zu erfassen und eine erste Orientierung zu gewinnen.

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